由于采購訂單是由供應商確認并準備好裝運給買方，因此必須采用正確的格式合并大量關于貨運的信息，以加快在目的地港口成功完成進口報關的速度。

數據元素的示例包括 HS 編碼、產品重量和尺寸、產品成本、裝運說明、船舶編號、港口代碼、原產國等等。這些不同的數據元素來自參與交易的不同相關方，包括：供應商、承運人、進口商、貨運代理人、報關行及其他相關方。使用正確的格式收集、驗證和打包這些數據元素無疑是一項艱巨的任務。

另外，數據元素總是發生逾期或缺失、重新錄入錯誤、關稅計算錯誤等等問題。某些國家要求提供高級安全通知，例如美國的進口商安全申報（ISF）。在這種情況下，上述問題可能導致貨物在港口的進口報關發生延誤?；蚴钱斬浳餃粼诤ｊP時，報關行倉促收集缺失或錯誤的數據，以期加快通關和貨物放行。